Как организовать удаленную работу в условиях пандемии

А. Челышев:

- Сегодняшняя тема наша, может быть, кого-то удивит, хотя на самом деле удивительного в ней ничего нет. Да, мы не будем говорить о недвижимости в таком ключе, в котором мы обычно работаем в нашем проекте, мы сегодня поговорим о ситуации, в которой оказались многие работающие люди. Я имею в виду перевод на удаленный режим работы. Как правильно организовать эту работу таким образом, чтобы и компания не пострадала, чтобы и бизнес не пострадал, и человек у себя дома в своих квадратных метрах чувствовал себя комфортно, об этом сегодня мы и поведем речь. Я с удовольствием приветствую нашего первого эксперта – на связи со студией директор по обучению компании Дом.РФ Анна Липкина. Анна, здравствуйте.

А. Липкина:

- Добрый день, Антон! Добрый день всем, кто нас слышит.

А. Челышев:

- Давайте мы начнем в принципе с того, поставила ли эта ситуация какие-то серьезные задачи перед работодателями и что наука об управлении персоналом говорит о том, как такие задачи нужно решать?

А. Липкина:

- Безусловно, задача нетривиальная и в текущих условиях важно организовать рабочий процесс так, чтобы это не отразилось на результатах работы организации. Нужны такие условия, где сотрудники могут выполнять свои обязанности без ущерба для результата. С тем же качеством, которого ждет организация. Это, безусловно, непростой вопрос, компания должна быть к этому подготовлена, должны быть налажены процессы до, потому что в ситуации карантина, в ситуации экстренных случаев, конечно, делать это впопыхах уже поздно. Отрадно то, что в компании Дом.РФ у нас были налажены процессы и слаженные действия команды кроссфункциональной в целом позволили достичь очень хороших результатов. Уже на сегодняшний день мы перевели более 50% организаций на удаленный режим работы и к концу недели вместе с филиальной сетью это будет уже 70%.

А. Челышев:

- Еще раз – был план, получается, на такой случай? Или существуют в принципе алгоритмы, которые позволяют очень быстро развернуть такой режим работы?

А. Липкина:

- Конечно. Есть целые подразделения, операционные риски, которые призваны анализировать критические для организаций бизнес-процессы, на всякий пожарный случай, который вот сейчас и произошел, и, безусловно, должны быть уже заготовки. Потому что в режиме чрезвычайной ситуации, как я уже сказала, очень трудно делать что-то быстро и одновременно. А делать действительно предстояло и предстоит еще многое и, естественно, список ключевых бизнес-процессов важно актуализировать и подтвердить. Определить, какие сотрудники могут уйти на удаленку, а какие не могут. Процессы, например, в IT-департаменте тоже должны быть уже настроены. Для того, чтобы дальше, уже в режиме такой боевой готовности, дать доступ всем сотрудникам, кому он необходим. Наверное, я с самого начала хотела бы обозначить, что ключевой момент в переходе на удаленный доступ – это организация безопасности для сотрудников. Вот внутреннего ощущения безопасности. Потому что, если сотрудники чувствуют себя неспокойно, некомфортно, а сотрудники из операционных рисков или из IT – это тоже сотрудники, от них зависит сейчас многое и важно для них тоже предоставить это ощущение комфорта и безопасности. В компании Дом.РФ мы это делали следующими способами. Во-первых, мы предоставляли полную информацию из достоверных источников. Через внутренние каналы связи, например, информационные рассылки или новости на внутрикорпоративном портале, мы собирали материалы от ВОЗ, от Минздрава, от Роспотребнадзора, чтобы вся организация была в едином информационном поле. Ну и создали емейл-линию мединформирования, на которую сотрудники могли писать вопросы и вообще все, что их тревожит. Очень важно быть услышанными. Ну и, кроме того, в коммуникационный поток были включены личные обращения генерального директора Дом.РФ Виталия Мутко и председателя правления банка Артема Федорко. И вот личная сопричастность первых лиц компании, конечно, тоже важна.

А. Челышев:

- Как быстро все эти меры повлекли за собой какой-то эффект? И вот сейчас ваши клиенты, ваши партнеры чувствуют, что значительная часть офиса переведена на работу из дома или вот все, как обычно?

А. Липкина:

- Наши клиенты и партнеры никаким образом не должны это на себе ощутить. Потому что наши процессы выстроены таким образом, что мы можем закрывать сто процентов эффективности с помощью удаленного режима. И здесь, естественно, наши системы и сотрудники, кроссфункциональная работа в этом очень помогли. Я бы еще хотела отметить, что часть сотрудников осталась в офисе и здесь вот мы тоже делаем для них все, чтобы они чувствовали себя комфортно. То есть, мы меряем каждое утро температуру. У нас работают врачи в офисе, проходит кварцевание. Дезинфицирующие средства для рук, для поверхностей. Рассадили в шахматном порядке. И в целом конференц-связь, то есть, современные средства и технологии позволяют части команды, которая работает удаленно, не чувствовать этой удаленности. Я вам даже больше скажу. На примере своей команды – в ней сотрудники из регионов, с которыми я теперь в режиме удаленной работы общаюсь гораздо чаще. Мы стали ближе и работа стала более эффективнее за счет сплоченности команды. Поэтому я уверена, что наши клиенты и партнеры никак не должны чувствовать в части результативности какого-то снижения эффективности.

А. Челышев:

- Учители вы своих сотрудников тому, что нужно делать, чтобы вот эту эффективность в случае удаленной работы не снижать, а даже увеличивать? Потому что не все могут работать из дома эффективно. Им кажется, по крайней мере, что из дома они не смогут работать столь же эффективно, потому что там очень много отвлекающих факторов, сосредоточиться на выполняемых процессах сложно. Какие советы вы дали своим сотрудникам? И какие советы вы можете дать тем нашим слушателям, которые уже сейчас переведены на удаленный режим работы или их переведут в ближайшее время, и при этом их работодатели не снабдили этой информацией.

А. Липкина:

- Вы подняли очень важную тему на самом деле. Потому что обучение в таких экстренных ситуациях должно работать на опережение. Потому, что, если мы хотим, чтобы люди начали работать эффективно в новых реалиях, когда мы хотим от них новых стандартов поведения, новых действий, безусловно, мы должны им рассказать и показать, как это делать. И особенно в условиях стресса. Естественно, эта ситуация никак не могла пройти мимо. Соответственно, со стороны подразделения обучения, во-первых, мы выпустили электронный обучающий курс по коронавирусу, чтобы сотрудники точно знали, что они должны делать для того, чтобы обезопасить себя. Это такая базовая история. Во-вторых, опять же базовая история – мы всем сотрудникам в организации разрешили брать больничный таким образом, что он будет оплачиваться со ста процентов. Соответственно, если сотрудник плохо себя чувствует, он не просто уходит на удаленку. Нет, удаленка у нас означает стопроцентную эффективность, которую руководители ожидают от своих сотрудников. Если сотрудник плохо себя чувствует, он должен уйти на больничный и компания ему это полностью компенсирует. Тем самым мы понимаем точно, на кого мы можем рассчитывать. И уже те сотрудники, которые являются нашими боевыми единицами, но в новом режиме работы, в удаленном доступе, на них остаются ровно те полномочия, которые у них и были. И для них мы создали электронный обучающий курс «Правила работы в удаленном режиме», и здесь тоже, как совет для слушателей – наверное, в текущих условиях это лучше сделать внутри, то есть, собственными силами организации. Потому что мы, например, справились с этой задачей за два дня, а с учетом специфики организации, с учетом каких-то нюансов, деталей и согласований, кросснационального взаимодействия никакой внешний провайдер не может для вас сделать это так быстро. Особенно если мы говорим о крупных компаниях, о государственных компаниях, которые работают в режиме государственной закупки. Поэтому здесь, конечно, акцент больше на внутренние ресурсы. Если говорить о каких-то правилах или советах, то мы рекомендуем в электронном курсе и во всех наших информационных рассылках нашим сотрудникам обустроить рабочее место таким образом, чтобы вас ничего не отвлекало. Ни посторонние шумы, ни домашние животные. Нужно договориться внутри своего маленького домашнего коллектива о том, что у вас теперь есть рабочее время и у вас есть рабочее место – вы как будто бы находитесь на работе. И ваши домашние должны знать, что в этом режиме вас лучше не беспокоить. Кроме того, ежедневные созвоны, внутренняя конференц-связь с возможностью видео позволяет ставить задачи и контролировать выполнение задач. Так же есть нюансы, которые мы просим наших сотрудников делать – это не выезжать, например, на период удаленной работы за пределы региона проживания и региона работы. То есть, их рабочим местом считается их место регистрации. Мы точно знаем, что они находятся там.

А. Челышев:

- Дисциплина, порядок и четкое понимание того, что ты продолжаешь находиться на работе. Спасибо большое, Анна.

А на связи со студией руководитель службы исследований компании HeadHunter Мария Игнатова. Мария, здравствуйте.

М. Игнатова:

- Здравствуйте.

А. Челышев:

- Есть ли уже у вас информация, сколько компаний перешли на удаленный режим работы?

М. Игнатова:

- Пока по предварительным оценкам это сделало в Москве, наверное, порядка процентов 30-40, но опять же это связано с тем, что многие компании физически это не могут сделать. Это производство, это услуги. Порядка 80% наших сотрудников перебрались, но просто в рамках компании это могут быть не все подразделения.

А. Челышев:

- Можно каким-то образом сейчас однозначно ответить, как лучше организовать такую работу? Есть ли готовые рецепты?

М. Игнатова:

- Что касается организации рабочего места и пространства, здесь есть несколько направлений. Первое – это крупные компании, у которых все более отлажено с точки зрения процессов. Максимально быстро они организовали своим сотрудникам переезд. Это и технику максимально быстро перевозили, и для кого-то даже мебель отправлялась. Здесь компании очень оперативно пошли навстречу и было настроено огромное количество удаленных доступов, чтобы ничего не терялось, чтобы процессы не нарушались. Вторая составляющая, конечно, больше такая психологическая, потому что людям крайне сложно оказалось перебраться на удаленку и треть наших опрошенных работников не очень довольны этой ситуацией, и сказали, что им гораздо сложнее стало работать на удаленке. Здесь как раз задача руководства – максимально взаимодействовать со своими сотрудниками, чтобы не терять с ними связь, чтобы они вот эту корпоративную культуру не теряли. И это прямо отдельный пункт, про который говорят практически все компании – то есть, руководство и сотрудники, вот эта связка, она должна сейчас очень хорошо работать.

А. Челышев:

- Какие ошибки чаще всего допускают, по вашей информации, как работодатели, руководители, так и сами сотрудники в попытке наладить эту работу в удаленном режиме, когда часть сотрудников офиса работает в прежнем режиме из офиса, а часть отправлена домой?

М. Игнатова:

- Возникают, во-первых, временные какие-то проблемы, потому что люди, которые работают на удаленке, пока не могут организовать нормировано свой рабочий день. Если раньше они ехали какое-то количество времени до офиса, сейчас они все время дома, как в офисе и, во-первых, некоторые переходят на такой формат, что они 24х7, что не очень хорошо для производительности и вообще для человека в целом. Соответственно, основная сейчас проблема в том, что нужно наладить вот этот тайминг все-таки и не превращать работу дома в одну какую-то общую сущность… Ну и плюс, конечно, налаживание коммуникаций… многие сейчас отмечают, это третья причина в списке того, почему им не нравится работать на удаленке, это плохой интернет. То есть, многие отмечают, что сейчас стали проблемы с этим – не могут подключиться, выйти на связь, коммуникаторы для общения, особенно для видеозвонков, перегружены и не всегда пускают туда людей. Это достаточно большая такая проблема для людей. Ну и вообще, как бы ощущение изоляции несколько всех тоже психологически давит.

А. Челышев:

- Спасибо большое, Мария.

Я полагаю, в этой ситуации было бы любопытно узнать об опыте других стран, потому что сейчас с этой ситуацией столкнулся бизнес не только в России, но и во всем мире. И наиболее тяжелая ситуация сложилась сейчас в Италии. И именно с представителем этой страны мы сейчас пообщаемся. На прямой связи со студией директор по развитию итальянской компании Com.It Давиде Рогай. Давиде, здравствуйте.

Д. Рогай:

- Здравствуйте.

А. Челышев:

- Давиде, вот сотрудники вашей компании начали работать из дома еще до карантина. Почему? Когда вы поняли, что нужно переходить на удаленную работу?

Д. Рогай:

- Работники моей компании начали работать из дома сразу же, как только мы узнали о том, что начинается опасная ситуация в связи с вирусом. У нас несколько офисов по всей стране и в принципе мои работники уже задолго до проблем с вирусом работали из дома, поэтому для нас это не было какой-то новинкой. То есть, в принципе, мои сотрудники уже привыкли работать на удаленной работе. Как только мы узнали, что закрываются школы в Италии, мы сразу же поняли, что более безопасным для моих сотрудников будет именно работа из дома и мы это сделали до того, как итальянское правительство официально приняло декрет о том, чтобы, по возможности, всех переводить на удаленную работу.

А. Челышев:

- Давиде, вот удаленная работа какой оказалась на деле? Тяжело было организовать таким образом работу сотрудников или, учитывая уже имеющийся опыт, достаточно эффективно работают ваши люди?

Д. Рогай:

- Да, для нас эта работа эффективная даже потому, что моя компания занимается написанием программ различных для компьютеров, по информатике, поэтому в принципе мы привыкли уже вести онлайн-конференции, какие-то обсуждения… для нас это эффективно. Могу сказать, что из дома, да, работа с компьютером, конечно, повышает концентрацию, но, поскольку мы итальянцы, нам очень трудно без социальных контактов. И вот именно возможность обсудить лично какие-то проекты с моими коллегами, вот этого, могу сказать, что мне недостает.

А. Челышев:

- Сейчас для вашего бизнеса времена стали хуже или вы пока не чувствуете на себе какой-либо экономический эффект от того, что происходит?

Д. Рогай:

- Мы уже почувствовали на себе экономические последствия, потому что мы занимаемся еще ставками – букмекерская контора у нас онлайн. Естественно, у людей понизились доходы и у нас очень мало сейчас клиентов, кто готов был бы инвестировать или делать ставки на собственные деньги. Поэтому могу сказать, что у нас уже имеются некоторые финансовые проблемы.

А. Челышев:

- Ну и, в конце концов, все спортивные мероприятия приостановились. На что делать ставки-то?

Д. Рогай:

- Да, к сожалению, не только спортивные мероприятия, но, как вы знаете, все сектора итальянские – и мода, и туризм – сейчас находятся в режиме стендбай и, к сожалению, мы привыкли работать с иностранными партнерами, а сейчас очень непростой период, но мы надеемся, что, как только ситуация улучшится, наступит бум и все сразу же вернутся к нам обратно.

А. Челышев:

- Мы, естественно, вам этого пожелаем. Но вопрос – сейчас ситуация в Италии действительно очень сложная, и в других странах мира, к сожалению, тоже постоянно ухудшается, и хотелось бы понять то, о чем думает сейчас итальянский бизнес. Выжить самим или все-таки компании задумываются о том, чем они могут помочь стране в целом и просто людям, которые живут вокруг?

Д. Рогай:

- Могу сказать, что по своей природе мы, итальянцы, друг другу любим помогать и всегда социально активны. Поэтому, что касается моей компании, моя первая мысль не только о личной моей безопасности, конечно, я беспокоюсь о своих сотрудниках, своих друзьях, мы стараемся друг другу помочь. Что касается правительства, то некоторые наши компании, моих знакомых, которые разрабатывают оборудование или какие-то программы, мы стараемся сейчас как-то вместе помогать медицинскому сектору. Может быть, в каких-то даже исследованиях дать свою помощь. Например, сейчас мы разрабатываем приложение вместе со своими знакомыми волонтерами с возможностью сделать список онлайн необходимых продуктов, которые нужно будет купить с возможностью экономии людских ресурсов, чтобы не все ходили за покупками, а, например, выходил человек, покупал все, что нужно другим, и таким образом было меньше людей на улице.

А. Челышев:

- Мы с тревогой следим за тем, что происходит в Италии и, конечно, тоже очень переживаем не только за себя. Россияне переживают не только за себя, но и за итальянцев тоже, учитывая то, какие теплые отношения связывают наши народы.

Д. Рогай:

- Мы благодарим вас за вашу поддержку. Россию, других наших партнеров, в том числе, и надеемся, что, когда это все закончится, что наша экономика возобновится в прежнем режиме, и даже еще больше. Я уверен в том, что мы все равно сможем что-нибудь придумать и выбраться из этой тяжелой ситуации. У меня очень большая вера в это.

А. Челышев:

- Мы вам этого желаем добиться поскорее, вопрос последний – Давиде, вы сами тоже дома остаетесь сейчас или руководите компанией в офисе?

Д. Рогай:

- Да, я лично остался дома и работаю из дома, но благодаря скайпу и интернету могу делать видеозвонки со своими коллегами, обсуждать что-то. Я занимаюсь коммерческой частью, маркетингом и могу сказать, что мне очень не хватает каких-то поездок, встреч с клиентами лично, даже просто выехать на машине и куда-то поехать, в офис на переговоры, например. Могу сказать, что благодаря социальным сетям у меня это получается, все сейчас на маркетинг ориентируются, поэтому стараемся держаться, работаем из дома.

А. Челышев:

- Что ж, друзья, карантин и удаленка – это реалии, с которыми столкнулись сейчас во всем мире и то, получится ли каждому бизнесу, каждой организации эффективно работать в этот период, зависит от каждого из нас. И от руководителей, и от самих сотрудников. Поэтому исходя из того, что цели у нас у всех общие, закусили удила и – вперед, спокойно работать. Чем успешнее будет работать каждый из нас в этой ситуации, тем выше шансы на то, что ваш бизнес или организация, в которой вы служите, пройдет этот кризисный период с минимальными потерями. Всем именно этого и пожелаем!