Электронный документооборот (ЭДО) экономит огромное количество времени и денег предпринимателям, и физическим лицам. Для создания правовой базы ЭДО был принят ФЗ № 63 «Об электронной цифровой подписи».
Электронная цифровая подпись (ЭП) – это криптографический код для визирования электронных документов. То есть это аналог обычной подписи, но в виде кода (комбинации цифр) и ее наличие придает юридическую значимость любому электронному документу.
ЭП выдается уполномоченному лицу и представляет собой сгенерированный файл с цифрами и символами, который крепится к документу в формате html, pdf и прочих. Ее могут получить все, кто ведет электронный документооборот, сдает отчетность и получает услуги через интернет.
Юридические лица используют ЭП в следующих направлениях:
• Документы с контрагентами – формализованные (утвержденные государством) и неформализованные (свободная форма и содержание).
• Передача деклараций и отчетных форм в ИФНС, Социальный фонд России.
• Электронные заявки для оформления собственности, патентов, регистрации НМА.
• Заявки на тендеры и документы по торгам.
• Платежные поручения, требования и другие документы в системе банковского обслуживания.
• Документы, которые используются внутри организации.
• Оформление трудовых отношений и приказов по HR с сотрудниками.
ЭДО обязательно должны применять поставщики и покупатели маркированных товаров и продукции, которая подлежит прослеживаемости.
Электронный документооборот дает следующие преимущества:
• получение услуг удаленно;
• экономия времени на обмен документами;
• оперативное взаимодействие с регуляторами и контролирующими органами;
• экономия бумаги.
Физические лица могут использовать ЭП в следующих случаях:
• оформление, получение и отправка субсидий, сервисов, обращений и сделок на портале Госуслуг;
• передача документов на зачисление в детский сад, школу или в ВУЗ;
• обмен документами с работодателем;
• обращение в суд через систему ГАС «Правосудие»;
• заключение договоров купли-продажи, услуг, займа.
Законодательная база по ЭП и ЭДО достаточно обширная. Единого нормативного акта нет. Частично использование регулируется Налоговым и Гражданским кодексами РФ, а также Федеральными законами:
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• 377-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс», который разрешил заключать отношения с работниками в электронном виде.
• 476-ФЗ «Изменения в закон об электронной подписи».
• 63 ФЗ «Об электронной подписи»
Устройство ЭП
Файл генерирует специальная программа – средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда документ будет подписан, СКЗИ сканирует его и создаст уникальную комбинацию знаков, которая будет зашифрована с помощью ключа (последовательности символов) и сформирует файл подписи.
Сертификат на ключ хранится у собственника на электронном носителе: флешке, диске, файле на ПК. А просмотр подписи доступен при наличии открытого ключа – электронный документ, в котором указан владелец, его права и персональные данные эмитента.
Программа СКЗИ проверяет комбинацию символов. Результат проверки считается удовлетворительным при следующих условиях:
• документ не изменялся;
• визу поставил уполномоченный сотрудник или физическое лицо.
• сертификат ключа проверки ЭП действителен
В таком случае подпись автоматически признается действительной. Если программа обнаружит что содержание документа меняли после визирования, подпись будет признана недействительной и документ утратит юридическую значимость.
Виды ЭП и их отличие
В законах РФ указаны 3 вида подписи:
• Простая электронная подпись (ПЭП).
• Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП).
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Они отличаются по своим характеристикам и применяются в разных условиях.
Простая подпись
Это самая доступная версия – один из вариантов это логин и пароль, которые вводят при авторизации. Такая подпись не имеет высокой степени защиты, поэтому ее не могут применять с имущественными или финансовыми сделками при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Кроме того, она не гарантирует, что документ не меняли после подписания, а при разногласиях потребуется доказывать право через суд.
Неквалифицированная подпись
Это комбинация цифр, сформированная с помощью средств шифрования. Наличие подписи на документе подтверждает, что определенный человек подписал документ и не менял его. Подделать такую подпись достаточно сложно.
Неквалифицированной подписью заверяют:
• договора;
• отчеты;
• соглашения.
Со стороны государства отсутствует контроль за неквалифицированной подписью. Ее можно создавать внутри организации или бесплатного сервиса. Эта подпись действительна в рамках договорных отношений.
Квалифицированная подпись
Это самый надежный и защищенный вид. Главное отличие от неквалифицированной – выдача в удостоверяющем центре (УЦ), который обеспечивает криптозащиту информации на федеральном уровне и аккредитованным Минкомсвязи.
УЦ проходит проверку по установленному законом алгоритму:
• аккредитацию в Минкомсвязи;
• сертификацию в Федеральной службе безопасности.
Правомерность подписания документов определяют следующим образом:
• на сайте удостоверяющего цента проверяют срок действия сертификата;
• определяют действительность подписи на документе в момент использования.
Проверку можно провести бесплатно на таких сервисах:
• Портал «КриптоПро». Только файлы в формате pdf, в другом разрешении проверка платная.
• Госуслуги. Пользователь загружает файлы любого формата. Можно проверить квалифицированную и неквалифицированную подпись. Если документ не подписан, можно загрузить отдельно файл с подписью.
• Сервис «Контур-крипто». Можно подписать и проверить документы, без ограничения по формату.
• Есть ПО, позволяющее произвести проверку ЭП (например, КриптоАРМ)
Сертификат квалифицированной подписи регулярно обновляется. Проверку необходимо проводить, чтобы исключить случаи утраты, кражи или просрочки ЭП.
Преимущества квалифицированной подписи:
• Практически невозможно взломать. А при утрате достаточно обратиться в УЦ для блокировки и перевыпуска сертификата.
• Можно использовать операциях электронного документооборота (ЭДО), в том числе в судебных документах, но есть исключения, например, договор поручительства.
Как получить ЭП юридическому лицу
Перед началом работы нужно подготовить рабочее место и получить сертификат.
Рабочее место – это стационарный ПК или ноутбук с установленной операционной системой и техническими данными, подключенный к сети интернет.
Чтобы работать с квалифицированной подписью необходимо будет установить программу для криптозащиты данных. Некоторые компании помогают дистанционно с установкой необходимого ПО для применения ЭП.
В России можно использовать следующие варианты ПО для защиты:
• КриптоПро CSP.
• Signal-com CSP.
• Лисси CSP.
• Vipnet CSP.
Программы имеют практически идентичный функционал. Конкретный вариант лучше выбирать по рекомендации от УЦ или МФЦ.
С 1 января 2023 года ЭП для юридического лица или ИП бесплатно делают в ИФНС. Сертификат выдают независимо от адреса регистрации налогоплательщика. Для получения подписи в налоговой необходимо предварительно приобрести носитель (токен) на любом маркетплейсе. В ИФНС запишут данные и установочный файл с ПО для их защиты. Настройка на ПК производится самостоятельно пользователем.
В удостоверяющем центре подпись платная. Дополнительно могут предложить токен и техническую поддержку при установке или в течение срока действия сертификата. Все УЦ внесены в реестр Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Удаленно получить ЭП нельзя поэтому нужно выбирать представительство в городе нахождения предприятия.
Если сертификат еще действует продлить ЭП, можно дистанционно (если она выдавалась в центре).
Документы для получения подписи:
• Заявление на изготовление ЭП. В УЦ выдают бланк для заполнения. В МФЦ заполняют документ на портале Госуслуг.
• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получение онлайн бесплатно на сайте ФНС.
• Копия устава и приказ на право подписания для юридических лиц.
• Паспорт и СНИЛС для ИП.
Если подпись получать будет доверенное лицо, ему необходимы доверенность и паспорт.
При изготовлении подписи в центре после оформления документов необходимо оплатить счет:
• Если оплата будет картой или наличными – подпись выдадут через час.
• При оплате безналичным путем потребуется до 3 дней на обработку платежа и зачисление средств на счет центра.
Стоимость подписи и токена может быть разная.
Как получить ЭП физическому лицу
Физическим лицам для получения подписи достаточно обратиться в МФЦ и предоставить следующий пакет документов:
• Заявление.
• Паспорт.
• СНИЛС.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и присвоении ИНН
В УЦ тоже можно получить подпись за плату. Стоимость для граждан от 1 000 рублей (без носителя). Чем выше защита подписи, тем она дороже. Бесплатно можно получить подпись на портале «Госключ» – это доступно авторизованным пользователям.
Как подписать документ ЭП
СКЗИ после установки добавит раздел в меню и при нажатии правой кнопки мышки документ будет подписан. На сайте каждого СКЗИ есть подробные инструкции о том, как осуществляется подписание.
Алгоритм следующий:
• Кликнуть правой кнопкой мыши по документу.
• Выбрать пункт меню с названием СКЗИ и нажать команду «Подписать».
• Подождать запуск создания ЭП – рядом с документом появится файл doc.sig, это и есть файл ЭП.
В отдельных ПО СКЗИ команда может быть расположена в пункте меню защиты файла.
Вопросы, возникающие при работе с ЭП
Вопрос: Можно ли передать подпись другому лицу?
Ответ: По закону запрещено передавать подпись посторонним без согласия владельца. Даже если она была передана с согласия, всю юридическую ответственность за каждый подписанный документ несет владелец.
Вопрос: Что делать если потерялась подпись?
Ответ: При утрате или краже необходимо сразу обратиться в Удостоверяющий центр или МФЦ, который выдал сертификат. Центр отзовет сертификат и его не смогут использовать мошенники. Дополнительно рекомендуется проинформировать контрагентов, что подпись могут использовать незаконно. Восстановить ключ нельзя, придется выпускать новый.
Вопрос: Как перевыпустить сертификат?
Ответ: Период действия сертификата – 1 год. До истечения срока необходимо написать заявление в МФЦ или УЦ. Если изменений в документах не было, заново их предоставлять не требуется. Перевыпуск можно сделать дистанционно если сертификат был куплен в УЦ.
ЭДО и ЭП — это инновационные и перспективные направления в нашей стране. Но при всех плюсах можно выделить следующие недостатки:
• Срок действия может закончиться, а документы на продление не предоставлены заблаговременно.
• Иногда сотрудники увольняются, а подпись нужно выпускать квалифицированную, что для юридических лиц влечет дополнительные расходы.
• Необходимо обеспечить резервное хранение электронных документов.
Операторы заявляют, что 47% юридических лиц перешли на ЭДО, ведь системы интегрируются по API с ERP, SAP, 1С.
ЭП может обеспечить выполнение функционала со всех стационарных и мобильных устройств. А удобный интерфейс позволит освоить новый инструментарий пользователям разного возраста и квалификации.
На федеральном уровне постоянно прорабатываются направления развития ЭДО. А значит со временем будет становится все меньше документов на бумажных носителях.
31920+7 (800) 200-97-00
