Статья Председателя Правления на портале «РБК»

В кризис компаниям нужно урезать расходы и часто кажется, что задачу можно решить, сократив часть персонала. Это не всегда так. В кризис нередко нужно даже нанимать людей, чтобы сохранить бизнес. Максим Солнцева (СДМ-Банк), рассказал, как соблюсти баланс

Текущий период – время пересмотра существующей политики расходов компании. Одна из самых актуальных задач для владельца бизнеса – сделать работу персонала наиболее эффективной, максимально использовать потенциал сотрудников, ведь от продуктивности их работы зависит способность выживания бизнеса. 

Одновременно с этим руководитель зачастую вынужден решать задачи по сокращению расходов на персонал и при этом умудриться сохранить наиболее «боеспособный» костяк коллектива и мотивировать его на работу в новых условиях.

Что не нужно делать сейчас и почему

Самый плохой выбор сегодня – начать оптимизацию бизнеса с непродуманного импульсивного сокращения персонала, решив, что это даст серьезную экономию в расходах. 

• Во-первых, людям нужна работа, и надо постараться, насколько это возможно, сохранить ценных сотрудников.
• Во-вторых, период глобальных трансформаций когда-нибудь закончится, и вам заново придется выходить на рынок для найма нового персонала, потому что уволенные из вашей компании сотрудники уже будут работать где-то в другом месте.

Поэтому первым делом стоит сокращать издержки там, где можем сделать это относительно безболезненно.

Например, можно найти офис меньше и дешевле, отказаться от ремонта и покупки новой мебели и техники – приобретать только то, что реально нужно для работы. Например, одобрять расходы на новый компьютер только если старый сломался или по мощности не соответствует текущим задачам, мебель – только взамен сломавшейся и т.д. 

Дорогостоящие командировки сегодня часто с легкостью заменяются переговорами онлайн, встречи с партнерами в конференц-зале бизнес-центра переносятся в офис или в сессии видеоконференцсвязи. 

Также можно заняться поиском новых поставщиков с более доступными ценами или просить о скидке существующих. Можно даже освоить выпуск новых товаров более бюджетного сегмента. 

И уже после того, как все другие издержки будут максимально уменьшены, начинать оптимизировать расходы на персонал.  

Также не стоит забывать, что оптимизация – это далеко не всегда только сокращение.

Например, компания взялась осваивать новый рынок, выпускать новую продукцию взамен того, чем занималась раньше. Для этого потребуются специалисты других компетенций, и может понадобиться найм нового персонала.

Среди наших клиентов есть примеры, когда компании пришлось увеличивать численность персонала, так как ранее она занималась только импортом одежды, а сейчас начала ввозить еще и товары для дома. В подобных ситуациях расширение штата и привлечение новых сотрудников ведут к повышению объема продаж и росту прибыли компании. 

Но, конечно, часто для бизнеса оптимизация персонала – это необходимость «ужаться», затянуть пояса. И тут важно соблюсти баланс между экономией и сохранением качества персонала.

Что сделать нужно и почему

1. Определить «балласт».

Как говорил герой одного советского фильма: «Наиболее рискованные эксперименты проводятся на наименее ценных членах экипажа». 

Иными словами, в первую очередь нужно сокращать неэффективных сотрудников:

• тех, чья высокая зарплата не оправдывает результат,
• дублеров других сотрудников,
• тех, чья квалификация не соответствует поставленным задачам.

Понять, кто из сотрудников реально эффективен, а кто не очень, можно с помощью системы KPI. В большинстве компаний, уверен, такая система существует, пусть даже в головах руководителей, на уровне понимания. Например, для менеджера по продажам это может быть количество заключенных сделок, а для эйчара — число эффективных найденных сотрудников.

2. Автоматизировать бизнес-процессы.

Автоматизация позволит сократить ручной труд, соответственно – уменьшить количество задействованных в процессе сотрудников. 

Например, внедрив CRM-систему, можно получить сервис, который собирает данные о клиентах в одном месте и контролирует работу с клиентами на всех этапах. 

Можно автоматизировать систему маркетинговых рассылок, установить сервисы для автоматизации бухгалтерских и налоговых отчетов. Конечно, придется потратиться, инвестировав в технологии, но даже в среднесрочной перспективе это все равно приведет к снижению потенциальных расходов компании, так как позволит ускорить процессы, на которые уходит много времени, если делать это вручную.

3. Привлекать подрядчиков на аутсорсе.

Какие-то функции, возможно, дешевле отдать на аутсорс.

Посмотрите имеющиеся предложения компаний, предоставляющих услуги в области бухгалтерии, клининга, перевозок. Если дешевле окажется передать бухгалтерию специализированной компании, нанять маркетинговую фирму для исследований рынка и заключить договор со структурой, предоставляющей услуги курьеров или персональных водителей, - нужно использовать такую возможность. 

На этом не только удастся сэкономить, но и избежать трудовых споров, если со специалистом придется расстаться, ведь взаимоотношения с аутсорсерами на регулируются трудовым кодексом, а значит, не требуется соблюдения всех затратных и длительных процедур увольнения.

4. Нанимать высококвалифицированных специалистов.

Возможно, этот пункт вызовет удивление, так как это совсем не про сокращение расходов, а вовсе даже наоборот – про их рост. Но стоит учесть, что «дорогие» высококвалифицированные специалисты способны эффективно отладить наиболее важные сейчас направления – развитие бизнеса, блок продаж, маркетинг, ИТ и т.п. Это окупится, так как позволит повысить выручку компании относительно расходов на приобретение таких сотрудников.

Кстати, экономический спад на самом деле – хорошее время «ловить» таких специалистов. Многие фирмы сокращают сотрудников, поэтому высвобождаются квалифицированные спецы, которые открыты новым предложениям, возможно даже, на более выгодных для работодателя условиях.

5. Мотивировать сотрудников.

Несмотря на непростую ситуацию и желание работников сохранить свои рабочие места, персонал все равно нуждается в дополнительной мотивации. Работодатель должен поощрять их любым доступным способом.

Если нет свободных ресурсов для выплаты премий и бонусов, то мотивировать сотрудников можно, предоставив им новые возможности для развития внутри компании. Пересмотрите должностные обязанности, смелее поручайте ведение новых проектов, дайте возможность освоить новые форматы работы или отправьте на дополнительное обучение полностью или частично за счет фирмы. Развивайте кругозор, компетенции, навыки, ответственность сотрудников, и это сыграет на руку вашему бизнесу.

Не забывайте и про форму нематериального стимулирования. Поощрить сотрудника по результатам хорошей работы, публично похвалить за заслуги, вручить подарок на день рождения, заказать торт или пиццу коллективу, организовать корпоратив или выезд всей компании на совместный отдых – все это способствует позитивному настрою сотрудников, удовлетворяет потребность человека в признании и уважении руководством, сплачивает коллектив и в итоге создает новые стимулы для эффективной работы.

6. Контролировать эмоции.

Когда внешний негативный фон усиливается, у людей повышается тревожность, поэтому важно не допускать распространения стресса в компании.

От руководителя в такой ситуации зависит очень много. Не оставляйте сотрудников наедине с их переживаниями: расскажите о планах компании, четко объясните, что планируете предпринять в ближайшее время. Будьте сдержанны и спокойны сами и настраивайте на такой же лад сотрудников.

Особенно это касается малого бизнеса, ведь в силу своего размера он зачастую живет как одна большая семья. Не переносите сюда внешние стрессы, сохраняйте нормальные человеческие отношения, делитесь друг с другом позитивной энергией, поддерживайте и проявляйте заботу сами, и также с благодарностью принимайте заботу и поддержку от ваших коллег.

Оптимизация – не всегда сокращение

В любом случае, к вопросам, связанным с оптимизацией персонала, нельзя подходить бездумно. Сотрудники – это дорогой актив, который накапливается годами, нельзя позволить его растерять, действуя импульсивно.

В ряде случаев оптимизация – это вообще не сокращение, а даже рост расходов, и это надо рассматривать как инвестицию в будущее. Известный американский бизнесмен, основатель сети Walmart Сэм Уолтон так говорил о команде в бизнесе: «Делитесь своими прибылями с сотрудниками и обращайтесь с ними, как с партнерами. В ответ они станут относиться к вам точно так же, и вместе вы достигните таких высот, о каких даже и не мечтали». А основатель корпорации Sony Акио Морита был по-восточному лаконичен: «Компания ничего не достигнет, если думать будет только руководство».