О работе с HR-данными. Комментарий замдиректора по персоналу и операционной эффективности ДОМ.PФ Захара Малахова

Что было не так год назад

Бизнес развивался высокими темпами. Поэтому у нас были огромные объемы HR-задач: по некоторым направлениям нужно было быстро “вырасти” в разы. Например, за 1-2 месяца нанять 150 человек в отдел проектного финансирования.

При этом не было четкой технологичной системы управления талантами – все данные о кандидатах хранились в папках, в Excel, в каких-то хранилищах на разных компьютерах. В том числе из-за этого мы не могли проводить никакого системного анализа работы HR-специалистов.

• база кандидатов велась локально, на рабочих компьютерах рекрутеров и нанимающих менеджеров
• процесс формирования аналитики не был налажен, создание любого отчета занимало больше недели
• вакансии публиковали вручную, сложно было отследить этот процесс по всем рекрутерам
• у нанимающих менеджеров зачастую не было обратной связи о кандидатах и наоборот
• отсутствовало единое окно подачи заявки, заявки могли теряться, не было четкого механизма отслеживания работы над заявкой.

Зачем понадобилась ATS

Группа ДОМ.РФ — большой финансовый институт, который реализует много направлений в жилищной сфере: от уполномоченного банка в сфере жилищного строительства, развития цивилизованного рынка арендного жилья до формирования комфортной городской среды и анализа рынка жилья и ипотеки. Кроме того, в контуре ДОМ.РФ – Фонд защиты прав дольщиков, который занимается достройкой домов, брошенных застройщиками.

Рекрутинг в больших компаниях — это зачастую неповоротливая система без намека на цифровизацию. Чтобы обеспечить интенсивный рост группы компаний, нам надо было нанимать где-то по 800 человек в квартал. Чтобы успевать обрабатывать обращения соискателей, а также проводить качественные собеседования с кандидатами и набирать новых сотрудников, мы решили пойти по пути диджитал-трансформации.

Чтобы обеспечить системный подход к рекрутингу, нам была нужна online-система с возможностью быстрого подключения к процессу для ведения масштабного полного цикла подбора с учетом большого количества заказчиков в разных городах и получения качественной аналитики для оценки прогресса.

Работа ATS позволяет:

• Создавать и публиковать вакансии
• Отслеживать все отклики, приглашать на собеседования
• Хранить базу всех кандидатов и историю общения с ними в едином окне
• Быстро получать отчеты и аналитику
• Вести подбор персонала с любых мобильных устройств

Какие проблемы нам удалось решить

Проблема. На ярмарках вакансий терялось много кандидатов из-за слишком неудобной обработки откликов: нужно было дождаться очереди, заполнить бумажную анкету, потом обработать ее – итого процесс мог занимать несколько дней. В итоге многие просто не доходили даже до этапа подачи отклика.

Решение. Мы создали QR-код для быстрого перехода на карьерную страницу компании и распространяли его на ярмарке вакансий. После отправки анкета кандидата синхронизируется с платформой Potok.io IT-холдинга TalentTech максимум за 3 минуты.

Итог:

• Более 200 стажеров мы наняли в 2019 году (в 2018 году – всего 21). Конкурс на одно место составляет более 40 человек
• На 250% увеличилось число заявок по сравнению с прошлыми ярмарками
• В 5 раз сократилось время подачи заявки от соискателя
• Появился позитивный отклик от аудитории благодаря простоте и технологичности новой системы

Проблема. Могли упускать высокопрофессиональных специалистов из-за неудобного и долгого общения с кандидатами по e-mail: не было единой схемы работы рекрутеров, поэтому они могли пропустить заявку, пришедшую по почте, не успеть ответить и таким образом потерять крутого специалиста.

Решение. Подготовили систему, которая собирает всю информацию по подбору персонала и организует общение с кандидатами и заказчиками в едином окне.

Итог:

• заказчики, рекрутеры и кандидаты объединены в одной системе;
• система интегрирована с календарем и перепиской;
• налажен простой процесс взаимодействия с заказчиками и кандидатами;
• обеспечена круглосуточная доступность ATS в мобильной версии.

Проблема. Не было понятно, сколько времени мы тратим на закрытие вакансий и насколько эффективно расходуются ресурсы команды подбора.

Решение. Выстроили прозрачную систему аналитики с использованием API Potok, которая регулярно мониторит действия рекрутеров по всем вакансиям и кандидатам. Среднее время закрытия вакансии сократилось на 30%.

Итог:

• постоянный доступ к аналитике и статистике;
• больше метрик в различных срезах для обоснованных решений;
• сокращение времени сбора аналитики по подбору кандидатов в 25 раз;
• улучшение качества данных за счет системного подхода.

Что мы получили в результате

Внедрение и отладка нужных процессов у нас заняла 3 недели – это очень быстро для компании нашего размера. За это время многие крупные компании, которые вообще зачастую долго внедряют продукт и адаптируют под свои нужды и медленно обучают сотрудников, только согласуют ТЗ. Potok начали внедряться быстро, но с небольшой части команды, а затем расширились на всю компанию.

В результате найм ускорился на 45% за счет автоматизации всех процессов: от публикации вакансии до выхода успешного кандидата на работу. Теперь в единой базе ДОМ.РФ хранится и обрабатывается больше 250 тысяч актуальных анкет соискателей, при этом ATS используют более 900 человек.

В том числе после внедрения ATS нам удалось набрать в 10 раз больше сотрудников, чем было к началу периода, что и требовалось для закрытия плана.

Быстрый и грамотный рекрутинг позволил нам обеспечить развитие группы компаний, сформировать новые направления бизнеса и эффективные команды, которые ими управляют.