Юлия Бородай: «Более 80% кадровых документов можно перевести в электронный формат»

Переход на электронный кадровый документооборот является актуальным вопросом для крупных компаний. Почта Банк, в котором трудится более 20 тысяч сотрудников, уже выстроил свои бизнес-процессы таким образом, чтобы ряд кадровых документов можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде. Но для окончательного перехода на «цифру» необходимо изменение законодательства. Об этом рассказала вице-президент, директор по персоналу Почта Банка Юлия Бородай на конференции HR Legal 2019, организованной газетой «Ведомости».

Мероприятие собрало ведущих экспертов в области трудового законодательства и управления персоналом. Своим мнением о различных аспектах трудового законодательства поделились руководители Министерства труда и социальной защиты РФ, заместитель председателя правления Пенсионного Фонда РФ Алексей Иванов, руководитель департамента информационных технологий и защиты информации Фонда социального страхования РФ Дмитрий Селиванов, директор Высшей школы юриспруденции НИУ ВШЭ Дмитрий Кузнецов, а также представители Российского союза промышленников и предпринимателей, Союза профсоюзов России, юридических бюро, крупных компаний.

Почта Банк работает по всей России, в том числе в малых городах и сельской местности. Зачастую ближайший сотрудник по персоналу находится от работника в сотнях, а порой и в тысячах километров, и доставлять простые кадровые документы, такие как заявление на отпуск, приходится на самолете или вертолете. Это сильно осложняет и удорожает кадровые процессы. «Мы проанализировали 117 видов основных кадровых документов и увидели, что более 80% из них можно перевести в электронный формат», – отметила Юлия Бородай.

Для повышения эффективности HR-функции Почта Банк активно пересматривает текущую организацию кадровых процессов. Так, в банке год назад стартовал проект по централизации кадровой функции – в Воронеже был создан Единый кадровый центр. Такое решение позволяет консолидировать, стандартизировать и оптимизировать транзакционные кадровые процессы. Еще одним важным вектором для минимизации кадрового бумажного документооборота является автоматизация процессов и создание сервиса самообслуживания для сотрудников. Любой сотрудник самостоятельно может оформить отпуск, командировку, направить заявку на обучение, заказать справку. Большинство этих запросов оформляется без участия менеджера по персоналу: система автоматически формирует необходимые документы.

Эксперт отметила, что огромным шагом вперед станет возможность использовать в кадровом документообороте данные идентификации и аутентификации физических лиц из Единой биометрической системы, Единой системы идентификации и аутентификации, в том числе подписание усиленной квалификационной подписью из ЕСИА. Развитие сервисов на основе биометрических данных уже сейчас позволяет получать многие услуги дистанционно, что для такой географически протяженной страны, как Россия, является насущной необходимостью.

«Новые технологии должны работать и внутри организаций, чтобы упростить и оптимизировать рабочие процессы, именно это ускорит развитие в России цифровой экономики. Осталось настроить соответствующую нормативно-правовую базу. Отрадно, что профильные министерства и ведомства предпринимают конкретные шаги в этом направлении, например, с 2020 года начнется переход на электронный формат трудовых книжек», – подчеркнула Юлия Бородай.